בחירת אולם אירועים הוא אחד הדברים הראשונים בתהליך הפקת האירוע, לאחר שהגדרתם מי הם המוזמנים, כמה מהם צפויים להגיע לאירוע ומה הוא האזור הגאוגרפי האידיאלי לעריכת האירוע. גודל האולם והמיקום שלו הם הפרמטרים הטריוויאליים יותר בכל תהליך הבחירה, אך ישנם פרמטרים נוספים שאתם רוצים לתת עליהם את הדעת ויכולים להשפיע מאוד על הצלחת האירוע, פרמטרים כמו מערכת מיזוג אוויר, מערכת הגברה באולם, העיצוב הפנימי, התאורה, חניה וכדומה.
חשוב להימנע מהשפעות מצבי רוח
תהליך הפקת אירוע הוא תהליך יחיד במינו עבור רבים מאיתנו, שזו תהיה להם הפעם הראשונה שהם בכלל מפיקים אירוע ובטח בסדר גודל כזה. הפקת האירוע מלווה בדרך כלל בלחץ נפשי ובהתרגשות רבה, ובעיקר באצבע קלה על הארנק מתוך תחושה שגם כך מדובר בתחום יקר ולכן זה בסדר וסביר להוציא סכומים גבוהים. בתנאים האלה, הדבר האחרון שאתם רוצים לעשות הוא לפעול על פי מצב רוח ועל פי תחושות זמניות המלוות אתכם. אתם לא רוצים לקבל החלטה על אולם מסוים רק בגלל שבאותו היום היה לכם מצב רוח טוב, אבל לו הייתם מבקרים בו למחרת כנראה שלא הייתם בוחרים בו.
בחינה בצורה שיטתית עם קווים מנחים וקווים אדומים
בהתאם לכך, בחירת אולם אירועים לכל סוג של אירוע צריכה להתבסס על תהליך שיטתי של בחינת המאפיינים שלו אל מול הצרכים שלכם. תחילה עליכם להגדיר מה אתם מחפשים, מה הם הקווים המנחים בבחירת האולם ואף יותר חשוב מכך, מה הם הקווים האדומים שאותם אתם לא רוצים לחצות. הגדרה זו יכולה מאוד לסייע לכם לאתר את היתרונות והחסרונות של כל אולם אירועים בו אתם מבקרים, גם אם הם נסתרים יחסית.
הסתייעו באיש מקצוע
רשימת הפרמטרים שאתם רוצים לבחון בתהליך היא די קבועה, אך כדי להכיר אותה וכדי להכיר את הרציונל והחשיבות של כל פרמטר, אתם רוצים להסתייע באיש מקצוע שיוכל לחשוף אתכם לשלל האפשרויות העומדות בפניכם, ולהנחות אתכם כיצד עליכם לבחון כל אפשרות בצורה שקולה ומחושבת כדי לבצע בסופו של דבר, את הבחירה הטובה ביותר עבורכם.
