מעסיקים ומנהלי משאבי אנוש נדרשים לא פעם לחשוב איך ניתן לשדרג ולשפר את הדיווח באמצעות מערכת נוכחות לעובד. מי שעובד בשיטות המסורתיות והפחות מתקדמות: החתמת כרטיס, דיווח ידני וכן הלאה, חושב לא פעם על עבודה עם אפליקציה לשעות עבודה ועם מערכות קצת יותר חכמות.
הבחירה בדיווח נוכחות באופן כזה או אחר צריכה להתבסס על אופי העבודה בחברה, על מספרם של העובדים בחברה וכמובן על היכולת של העובדים לאמץ את הטכנולוגיה החדשה.

דיווח נוכחות עם אפליקציה

מעבר אל מערכת נוכחות מתקדמת, מצריך חשיבה בראש ובראשונה על הצורך ברישום הנוכחות. ראשית יש לחשוב כמה עובדים נמצאים בחברה. אם מדובר על עובד אחד, יתכן ושימוש בדיווח באמצעות אפליקציה לשעות  עבודה אולי לא יהיה אפקטיבי. גם חברה אשר מעסיקה כמה עובדים, או מספר לא רב של עובדים יכולה ליהנות מהשימוש בדיווח נוכחות מתקדם. במידה ומדובר בחברה שיש בה מספר רב במיוחד של עובדים, כדאי לבחור מתוך המערכות הקיימות מערכת נוכחות שתוכל לענות על הצורך בדיווח בהיקף כזה. כזו שתיתן את המענה הטוב ביותר כאשר כמות גדולה של עובדים עושה בה שימוש בו זמנית.

איפה עובדים העובדים?

היבט נוסף וחשוב כאשר בוחרים מערכת נוכחות כזו או אחרת הוא המיקום בו מצויים העובדים. כך למשל, חברה אשר מעסיקה עובדים שעובדים מכמה מקומות שונים, או נמצאים מחוץ למשרד באופן קבוע כמו טכנאים או אנשי מכירות – צריכה לחשוב איזו מערכת דרושה לה. במקרה כזה, עבודה עם אפליקציה לשעות עבודה יכולה להתגלות כיעילה במיוחד. העובד אינו צריך להימצא פיזית במקום העבודה כאשר הוא מדווח על הנוכחות שלו והדבר מאפשר גמישות וגם דיוק מירבי בדיווח. השימוש באפליקציה לדיווח  נוכחות הוא נוח ופשוט, ומאפשר לעובד לדווח בקלות. באפליקציות אלו המעסיק או מחלקת משאבי אנוש יכולים לצפות בנתוני הנוכחות בכל רגע נתון ולקבל תמונת מצב טובה יותר.

למה צריך את זה?

מנהלי משאבי אנוש ומנהלים של ארגונים וחברות, עשויים לשאול: מדוע יש צורך בדיווח באמצעות אפליקציה לשעות עבודה או בכל מערכת נוכחות מתקדמת אחרת? התשובה היא פשוטה. שיטות מסורתיות ומיושנות לדיווח נוכחות כוללות לא מעט חסרונות. בראש ובראשונה הן אינן נותנות מענה לסגנון העבודה בעולם המודרני. עולם בו העובדים עובדים בהיקף גדול גם מהבית, או נמצאים במקומות שונים בעולם ועובדים משם. במצבים אלה יש קושי בדיווח וברישום מדויק, מה שמוסיף יותר ויותר קשיים עבור מי שמנהל ואחראי על אותה מערכת נוכחות ארגונית.
הדיווח באמצעות אפליקציה לשעות עבודה מסוגים שונים, מאפשר למנהלים לקבל תמונת מצב מדויקת. להבין במדויק את דפוסי העבודה של העובד, לבחון כמה ימי חופש נותרו לו למשל או לראות כמה אנשים עובדים כעת מכל מקום בארגון. נתונים אלה, יחד עם נתונים נוספים שיכולים להתקבל ממערכות אלו, מאפשרים לנתח בצורה יותר חכמה את דפוסי העבודה בארגון, ובכך לייעל ולשפר את שגרת העבודה.