בשנים האחרונות, ניתן לזהות פרסומים רבים אודות מערכות ותוכנות ניהול ברחבי האינטרנט. במאמר זה נסביר מהי מערכת ניהול, כיצד תוכנת ניהול תאפשר לכם לחסוך זמן יקר והוצאות מיותרות וכיצד ניתן לבחור במערכת ניהול איכות ובקרת איכות, שמתאימה לארגון או לחברה שלכם. 
הכרות עם מערכות ניהול
חשוב לקחת בחשבון כי ישנם סוגים שונים של מערכות, שעיקרן הוא לעזור בניהול יעיל של תכנים, בסנכרון ובניהול כל המחלקות בחברה. במקביל, קיימות תוכנות, שעיקרן לעזור באבטחת האיכות ובבקרת האיכות של מוצרי החברה. מכיוון שרשימת המערכות ארוכה, הצעד הראשון אותו יש לעשות הוא להחליט, מהו התחום בו אתם מעוניינים במערכת ניהול ולאחר מכן חשוב לבחור בחברה, שמומחית במערכות אלו כמו גם חברה שיכולה לפרט לכם מהן המערכות שהיא בנתה עד היום ואילו תעשיות הן משמשות. מערכת ניהול תעזור לכם לנהל את כל הקשור אל אותו מוצר, שירות, תוכן, איכות ועוד.
יש סוגים שונים של מערכות לניהול, אם מדובר על מערכת שתפקידה ניהול האיכות על פי סדרת התקנים של ISO9000, מערכת שמותאמת בצורה מושלמת לניהול בריאות תעסוקתית ובטיחות בהתאם ל OHSAS 18000, מערכת שהייעוד העיקרי שלה יהיה לנהל את כל הקשור אל איכות הסביבה בהתאם לתקנים של ISO1400 ועוד. תוכנת ניהול או מערכת הניהול, חייבת להתאים לאותה תעשייה אליה מעוניינים לשייך את המערכת, כמו למשל תעשיית הרכב, התעופה, ציוד רפואי, בטיחות מזון, קוסמטיקה ועוד. חברות מקצועיות ידעו כיצד להתאים תוכנת ניהול ללקוח, או מערכת לארגונים שונים.
ההתאמה של תוכנה, חייבת להיעשות על ידי חברה מקצועית ובעלת ניסיון בתחום. כאן, המומחים של החברה יאבחנו את פעילות העסק, יכינו מדריך איכות וקובץ ברור של נהלים, ויבצעו פעולות הטמעה ובדיקות פנימיות על מנת לוודא שהפרויקט מתבצע כהלכה. חשוב לדעת, שנכון להיום כל תוכנה רצינית או מערכת שמוטמעת בחברה או בארגון, חייבת להתבסס על ISO 9000 ולאפשר הוספת מודולים המתאימים לאותו ארגון, כמו למשל מודל פיננסי, ניהול לקוחות, אחסון ועוד. בנוסף, חשוב לוודא כי תמיד ניתן להוסיף לתוכנה או לאותה מערכת ניהול המוטמעת בארגון, שדות ומסכים שונים, וזאת על מנת שהיא תתאים בצורה מושלמת לצרכי העסק שלכם.
לסיכום, מערכות ניהול איכות שמותאמות ל- ISO9000 ותקנים נוספים, היא מערכת שתצביע על כך שמדובר על חברה ששואפת תמידית לספק ולרצות את לקוחותיה וזאת על ידי ניהול חכם, המאפשר בקרה ושיפור תמידי, תוך התאמה לסטנדרטים הגבוהים להם מצפים הלקוחות.
