ניהול עסק הוא גם ניהול פיננסי שלו. בעלי עסקים רבים חושבים בטעות כי המלאי, השיווק, המכירות והכסף שנכנס צריכים להיות מנוהלים בנפרד. למעשה, שילוב של כולם יחד יניב לא מעט תועלות לעסק קטן וגם גדול. כאשר אנחנו מדברים על ניהול עסק, אחד האלמנטים החשובים ביותר הוא הנהלת החשבונות. תהליך ההתעסקות בכספים מצריך דיוק, אמינות ומרחבי ראיה לצרכי העסק. בשוק העסקי המתפתח של היום, קופה רושמת הפכה לכלי חיוני בניהול כספים ובמערכת הנהלת העסק ולא ניתן לדמיין עסק ללא קופה לעסק.

תהליך ניהול החשבונות

אז מה זו בעצם קופה רושמת לעסקים? קופה לעסק היא מערכת דיגיטלית המאפשרת לעסק לבצע עסקאות מזומנות ולצרף אותן לתזרים הכספי של העסק. זהו דיווח מיידי ודייקני שמטרתו לשקף את הכספים הנכנסים לעסק בזמן אמין ובהתאם לחוק. על ידי שימוש בקופה רושמת, ניתן לעקוב אחרי הכנסות והוצאות, לנהל את המלאי ואף לייצר דוחות פיננסיים מקיפים. קופה רושמת לעסקים מציעה ערך מוסף משמעותי למנהלי העסק. דיווח מיידי מאפשר שליטה מהירה ומדויקת יותר בהתפתחויות הכספיות והעסקיות. התחזוקה הנמוכה והפשטות בשימוש במערכת הופכים את אותה קופה רושמת לפתרון מצוין לעסקים ממגזרים שונים – ממסעדות ובתי קפה, דרך חנויות קמעונאיות ועד לשירותים מקצועיים ומסחריים. עסקים קטנים אף הם יכולים ליהנות מכל היתרונות של קופה לעסק.

תחומי הפעילות

עד לשנים האחרונות, עסקי מסחר גדולים היו המשתמשים העיקריים במערכות קופה רושמת, וכיום כבר ניתן לומר כי עסקים קטנים ובינוניים יכולים אף הם ליהנות מהמוצר הזה, ומהיתרונות הרבים שקופה רושמת מציעה לעסקים. זה יכול להפוך לכלי חיוני בניהול העסק ולסייע בצמיחה והצלחה עסקית מובטחת.
עם הגעת קופה רושמת לעסק, ישנם מספר יתרונות נוספים שניתן להנות מהם. למשל, קופה רושמת מסייעת להגברת היכולת הארגונית בעסק, בזכות היכולת ליצור דוחות ונתונים פיננסיים מדויקים בזמן אמת. על ידי שימוש במידע הזה,  המנהלים יכולים לקבוע אם לא צריך להתמקד בתחום מסוים עם יתרון עיסקי גבוה יותר, או להגדיל את קהל הלקוחות בתחומים נוספים.

שליטה במלאי

קופה רושמת מקנה לעסק גם את היכולת לשלוט במלאי ולבקר את תהליכי ההזמנה. בזכות המערכת, ניתן לראות בצורה ברורה כמה מוצרים נמכרים, מהם הפריטים הפופולריים ומהם פחות, וכמובן, לברר אילו פריטים יש להזמין מחדש ובאיזו כמות. זהו כלי חסכוני בזמן ומאפשר תכנון וניהול אפקטיבי יותר של המלאי, מה שיכול להוביל להפחתת נזקי מלאי ולחסכון בהוצאות. ניתן ללמוד מהנתונים של קופה לעסק אילו מוצרים היו מוצלחים יותר ונמכרו בהיקפים גדולים ואיזה מוצרים לא נרכשו בכמות המצופה, ובכך להיערך טוב יותר לחידוש המלאי.

אם עד כה בעלי עסקים חששו מהשימוש בקופה מסוג זה, כיום ניתן לומר כי קופה רושמת, מאפשרת  לבקר את התנועות הכספיות בצורה נרחבת ומדויקת. בנוסף, המידע הכספי נאסף באופן דיגיטלי, וכך מונעים טעויות ידניות והפסדים כספיים מיותרים.

עסק קטן יכול להיות מנוהל בצורה חכמה ויעילה, במיוחד אם אתם עובדים עם קופה ממוחשבת מתקדמת. קופה רושמת או קופה ממוחשבת מאפשרת לא רק גביית כספים מלקוחות באופן מהיר, אלא גם ניהול מלאים, קבלת תובנות שיווקיות ועוד. הכל תלוי בצורך הספציפי של העסק שלכם ובסוג הקופה הממוחשבת אשר בה אתם בוחרים. קיראו על הדרך בה קופה ממוחשבת תורמת לניהול העסק.

התאמה מדויקת לצורך

בחירה בסוג כזה או אחר של קופה ממוחשבת תלויה במידה רבה בצורך הספציפי שלכם כבעלי עסק. כדאי לזכור כי קופה רושמת יכולה להיות מותאמת עבור עסק קטן, עסק בינוני או עסק גדול. במידה ואתם בעלים של עסק קטן, אתם בוודאי רוצים להיות עם אצבע על הדופק. הצורך העיקרי במקרה זה הוא לנהל את תהליך המכירה, לעקוב אחר נתוני המכירות וכמובן ניהול של מלאי. כמו כן, ניהול של עסק קטן או עסק בינוני מצריך התאמות מיוחדות כך שניתן יהיה גם לעבוד ממרחק וממקומות שונים עם הקופה.

גמישות מקסימלית

ניהול עסק קטן או עסק בינוני מצריך כמה שיותר גמישות. קופה רושמת או קופה ממוחשבת המותאמת לעסק בהיקף כזה צריכה לאפשר בראש ובראשונה ניהול ופיקוח ממרחק. המשמעות היא שבעלי העסק יכולים לראות את נתוני הקופה בזמן אמת גם אם אינם נמצאים פיזית בבית העסק. ניהול מרחוק הוא רק פן אחד של עבודה עם קופה רושמת, וניידות היא גם עניין חשוב. כך למשל, אם העסק מקים דוכן ביריד, חשוב שתפעול הקופה הממוחשבת ייעשה בצורה פשוטה ונוחה וכמה שפחות מסורבלת.

מענה זמין ללקוחות

מעבר לתפעול פשוט של קופה רושמת, חשוב שיהיה גם שירות לקוחות זמין ומתקדם. קופה ממוחשבת, מתקדמת ככל שתהייה, לעתים מצריכה פיתרון של בעיות טכניות או תקלות שעלולות לקרות מפעם לפעם. שירות מהיר יכול לעשות את כל ההבדל בין ניהול יעיל של העסק לבין חוסר סדר ואירגון, שיכול להתבטא גם בהכנסות. שירות הלקוחות יכול לסייע בהבנה של הנתונים אותם הקופה הממוחשבת אוספת, מהם ניתן לקבל תובנות חשובות על היבטים שונים של ניהול העסק. בעסקים בהיקפים בינוניים וגדולים, קופה כזו מאפשרת ללמוד את התנהגות הלקוחות, לדעת מתי רוכשים יותר ובאילו היקפים, ובכך לנהל יותר טוב את המכירות. מהצד השני ניתן לבדוק האם מוצר מסוים נמכר פחות ונשאר במלאי לאורך זמן למשל. בכך ניתן לחסוך עלויות מיותרות פעמים רבות. בעסקים קטנים כגדולים, קופה ממוחשבת יכולה לסייע בשמירה על הקשר עם הלקוחות הקבועים, וליצור הזדמנויות ללקוחות מזדמנים – להפוך לקבועים. נתונים שונים יכולים להיות מוזנים אל המערכת, ולאפשר לאנשי השיווק או המכירות לנהל בתבונה את מאגר הלקוחות של החברה. גם כאשר מדובר על עסק קטן, שמירה על קשר רציף וקרוב עם הלקוחות יכול לתרום למספר רב של לקוחות מרוצים.

חברה עם אחריות מוגבלת Limited Liability Company- בארצות הברית היא המקבילה של חברה בע"מ הישראלית למעט שונות אחת. הגבלת האחריות מתבטאת בכך שהחברה מהווה ישות משפטית נפרדת לחלוטין מהבעלים שלה. חבות המס שחלה עליה אף היא נעשית בנפרד מבעליה. מה זה אומר בעצם? שהבעלים נהנים מהגנה משפטית בנוגע לחברה. במקרה של תביעה כלפיה חבותם של הבעלים תהיה מוגבלת לסכום ההשקעה הראשונית בה. השונות בין חברה ישראלים לחברה אמריקאית בערבון מוגבל נמצאת בעניין המיסוי. כאשר השותפים בחברה מגישים דוח הם נהנים משיעורי מס המיועדים ליחידים.

תהליך הקמת חברת LLC בארצות הברית

בארצות הברית אין הגבלה על מספר חברות LLC אותן ניתן להקים. את הבקשה יש להגיש באופן מותאם לכללים של כל אחת מ20 המדינות בארצות הברית. (ייתכן ובמדינה אחת ידרשו טפסים שונים ממדינה אחרת). בכולם על מקים החברה לציין את פרטי הסוכן הרשום. כלומר, אדם או חברה בעלי כתובת פיזית במקום בו היא מוקמת שישמש כאיש קשר מול הרשויות. בנוסף לכך ייתכן ותהיה דרישה לרשום את הפרטים האישיים של בעלי החברה, אחוז החזקתו בה, האופן בו תתבצע חלוקת הרווחים, נוהל צירוף השותפים ועוד.

סיווגיה השונים של חברה מסוג LLC

ישנו סיווג ברור המבחין בין סוגי החברות בעלות אחריות מוגבלת בארצות הברית. הסיווג הראשון הוא חברה עם בעלים יחיד המכונה sregarded Entityוגם Single member LLC. הסיווג השני הוא חברה עם מספר בעלים הקרויה גם Multi member LLC. מדובר כחברה בה הבעלים פועלים כשותפים. הסיווג השלישי הוא חברה סדרתית הקרויה גם Serios LLC. חברה מהסוג הזה מאפשרת ליצור תחתיה תתי חברות והיא קיימת במספר מצומצם של מדינות בארצות הברית.

אופן דיווח המס של חברות עם אחריות מוגבלת

דיווח מס בארצות הברית נעשה על פי הסיווג של החברה. כאשר ישנם מספר בעלי חברה היא נחשבת כשותפות לצורכי מס. במקרה זה, יש להגיש דו"ח שותפות הנשלח עד לאמצע חודש מרץ של השנה העוקבת לשנת הדיווח. חברה כזו נדרשת לנכות מס במקור מהרווחים של כל השותפים. כל שותף משלם בהתאם לאחוז אחזקתו בחברה.
בחברה עם בעלים יחיד, דווח המס יוגש בדו"ח אישי של בעלי החברה. את הדו"ח יש להגיש עד אמצע חודש יוני של השנה העוקבת.
בנוסף לכך, בעלי חברת LLC קיימת אפשרות לבחור את שיטת המיסוי. הבחירה היא בין מיסוי שקוף או מיסוי דו שלבי בדומה לחברה בע"מ. בנוסף לכך חובת הדיווח מותאמת לנהוג בכל מדינה בה החברה מפיקה את ההכנסות שלה.

שלבי הקמת חברת LLC

לאחר בחירת המיקום של החברה וקבלת החלטה לגבי השם שלה, יש להגיש את מסמכי ההתאגדות. ההגשה נעשית במדינה בה מעוניינים להקים את החברה בארצות הברית ועל פי הדרישות המקומיות. עם הגשת המסמכים יש לשלם אגרה. לאחר רישום החברה נדרשים המייסדים לערוך תקנון. מסמך בו נרשמים הפרטים הארגוניים היבשים כמו מתי ואיפה הוקמה החברה מהן המטרות והיעדים שלה ומי השותפים העסקיים. כמו כן ניתן לפרט על חלוקת הבעלות, התפקידים ודרך קבלת ההחלטות הניהוליות. לאחר עריכת התקנון פונים להנפקת מספרEIN המאפשר לחברה להזדהות ברשויות המס האמריקאיות לגשת לפתיחת חשבון עסקי ועוד.

להקמת חברה מהסוג הזה יש יתרונות רבים אך חשוב לעשות זאת בדרך הנכונה. בארצות הברית יש 50 מדינות והדרישות משתנות ממדינה למדינה. יש מדינות בהם הקמת חברה מסוג זה כדאית יותר. בנוסף ההליכים והדרישות משתנים ממדינה למדינה וכדי להימנע מהוצאות וקנסות חשוב להכיר אותם.